Was kostet ein CRM? Preisvergleich für Schweizer KMU 2026

CRM-Software wird in drei grundlegenden Preismodellen angeboten: Pro Benutzer und Monat (Pipedrive, Salesforce, Zoho), als Flatrate mit begrenzten Benutzern (Finito Pro, bexio), und als Freemium mit kostenpflichtigen Upgrades (HubSpot). Für den fairen Vergleich ist es wichtig, nicht nur den Einzelpreis zu betrachten, sondern die Gesamtkosten für Ihren konkreten Bedarf: Wie viele Benutzer benötigen Sie? Welche Zusatzfunktionen (Projektmanagement, Rechnungsstellung, Zeiterfassung) brauchen Sie ausserhalb des CRM? Und was kosten die entsprechenden Drittanbieter-Tools?

Ein häufiger Fehler: KMU wählen ein günstiges CRM und stellen fest, dass sie für Rechnungsstellung, Projektmanagement und Zeiterfassung separate Tools brauchen. Die Summe aller Tools ist dann deutlich teurer als eine integrierte Lösung. Für einen typischen Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitern (1 Inhaber + 2 Angestellte) vergleichen wir die Gesamtkosten inklusive aller benötigten Funktionen.

Finito Pro: CHF 49.— Basispreis + 2 × CHF 15.— (zusätzliche Benutzer) = CHF 79.— pro Monat. Darin enthalten: CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungen, Offerten, Materialverwaltung, Mobile App und 8 weitere Module. Keine versteckten Kosten, keine Zusatzmodule. Für den typischen Handwerksbetrieb, der alle diese Funktionen braucht, sind CHF 79.— pro Monat für das vollständige Betriebsmanagement-System ein hervorragender Wert.

Pipedrive + bexio + Zeiterfassung: Pipedrive Essential (3 Benutzer × CHF 15.—) = CHF 45.—/Monat + bexio Standard (CHF 49.—/Monat) + Zeiterfassungs-App (z. B. Clockify Pro, 3 × CHF 7.—) = CHF 21.—/Monat. Gesamt: CHF 115.— pro Monat — und Sie haben immer noch kein integriertes Projektmanagement und müssen Daten zwischen drei Systemen manuell synchronisieren. Die Reibungsverluste (doppelte Dateneingabe, fehlende Verknüpfungen) kosten zusätzlich Zeit.

HubSpot Free + bexio: HubSpot Free CRM (CHF 0.— für Basisfunktionen, aber Einschränkungen bei Kontakten und Funktionen) + bexio Standard (CHF 49.—/Monat) = CHF 49.— pro Monat. Günstig, aber: HubSpot Free bietet keine Pipeline-Automatisierung, kein E-Mail-Tracking und begrenzte Reporting-Funktionen. Für aktives CRM-Management brauchen Sie HubSpot Starter (CHF 45.—/Monat) — dann sind Sie bei CHF 94.— pro Monat, ohne Projektmanagement und Zeiterfassung.

Salesforce Essentials:3 Benutzer × CHF 25.— = CHF 75.— pro Monat (nur CRM). Für Rechnungen brauchen Sie bexio (CHF 49.—) und für Zeiterfassung eine separate App. Gesamt: mindestens CHF 145.— pro Monat. Salesforce bietet zwar ein mächtiges CRM, ist aber für einen 3-Personen-Handwerksbetrieb massiv überdimensioniert und erfordert oft externe Berater für die Einrichtung (CHF 1'500.— bis CHF 5'000.— einmalig).

Zoho CRM + Zoho Invoice: Zoho CRM Standard (3 × CHF 14.—) = CHF 42.—/Monat + Zoho Invoice (CHF 9.—/Monat) = CHF 51.— pro Monat. Preislich attraktiv, aber: Kein Schweizer Hosting, eingeschränkter deutschsprachiger Support, keine QR-Rechnung, keine Schweizer MwSt-Integration. Für Schweizer KMU ist Zoho daher trotz des günstigen Preises oft nicht die richtige Wahl.

bexio allein (CRM + Buchhaltung): bexio Standard oder Professional (CHF 49.— bis CHF 65.—/Monat) bietet eine CRM-Basisfunktion (Kontaktverwaltung, Aufgaben) zusammen mit Buchhaltung und Rechnungsstellung. Für Betriebe, die primär eine Buchhaltungslösung mit einfacher Kontaktverwaltung suchen, ist das ausreichend. Für aktives CRM-Management (Pipeline, Follow-ups, Offerten-Tracking) reicht die bexio-CRM-Funktion jedoch nicht aus — Sie brauchen dann zusätzlich Pipedrive oder HubSpot.

Neben den monatlichen Gebühren gibt es bei CRM-Software häufig versteckte Kosten, die in der Budgetplanung berücksichtigt werden sollten. Erstens, Einrichtungskosten: Manche Anbieter (insbesondere Salesforce) erfordern professionelle Einrichtung durch zertifizierte Partner — Kosten CHF 2'000.— bis CHF 10'000.—. Bei Finito Pro, Pipedrive und HubSpot ist die Einrichtung selbst möglich und kostenlos. Zweitens, Schulungskosten: Je komplexer das CRM, desto mehr Schulung benötigen die Mitarbeiter. Rechnen Sie bei Salesforce mit 1–2 Tagen Schulung pro Mitarbeiter, bei Finito Pro oder Pipedrive genügt typischerweise eine Stunde Einführung.

Drittens, Integrationskosten: Wenn das CRM mit anderen Tools verbunden werden muss (Buchhaltung, E-Mail, Telefonie), können Integrationskosten anfallen — entweder durch Zapier/Make-Automatisierungen (CHF 20.— bis CHF 50.— pro Monat) oder durch individuelle Schnittstellenentwicklung. Viertens, Datenmigration: Der Import bestehender Kontaktdaten aus Excel, Outlook oder einem anderen System erfordert Zeit und eventuell externe Hilfe. Fünftens, Opportunitätskosten bei Nicht-Nutzung: Ein CRM, das eingeführt, aber nicht konsequent genutzt wird, kostet monatlich Geld ohne Gegenwert. Die beste Präventionsmassnahme: Wählen Sie ein CRM, das zur Arbeitsweise Ihres Teams passt und sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügt.